Komunikasi diperlukan dalam berbagai
bidang kehidupan manusia, salah satunya adalah di sektor ekonomi yaitu bisnis.
Melihat kondisi ekonomi di bidang bisnis yang serba kompetitif terutama di era
globalisasi, pengusaha bisnis diharapkan dapat menempatkan dan mempertahankan
posisinya diantara berbagai persaingan. Pengusaha bisnis yang tidak dapat
mempertahankan posisinya di masyarakat, akan kalah bersaing dan jatuh dalam
waktu cepat atau lambat.
Sejalan dengan semakin pesatnya
pertumbuhan dan perubahan ekonomi dan kegiatan bisnis yang berjalan, pengusaha
membutuhkan strategi dan konsep komunikasi yang tepat dalam menjaga
keberlangsungan hidup dari usahanya, terutama dalam mencapai tujuan yang
diinginkan yaitu untuk mendapatkan konsumen agar usahanya tetap berjalan. Hal
ini seperti yang diungkapkan oleh Purwanto (2011: 5) yaitu komunikasi bisnis
merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai
macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal untuk mencapai
tujuan tertentu.
Upaya Mengatasi Kendala Efektivitas
Komunikasi Bisnis. Kendala-kendala komunikasi bisnis yang efektif dapat
diatasi dengan jalan memperhatikan beberapa hal berikut :
1. Bersikap Bijak (tactful)
Sikap bijak dalam komunikasi bisnis
dapat diperoleh dengan memperhatikan hal-hal berikut:
a. Menyesuaikan diri dengan tingkat
intelegensi lawan komunikasinya
Seorang komunikator yang
berpengalaman tidak akan mengatakan atau menulis pesan yang terlalu tinggi atau
terlalu rendah dibandingkan dengan tingkat intelegensi penerima.
b. Menghindari sikap ofensif
Sikap ofensif seringkali menimbulkan
antipati, oleh karena itu hendaknya dihindari baik dalam komunikasi verbal maupun
non verbalnya.
c. Memperhatikan persepsi penerima
Komunikator yang bijak tidak
memfokuskan pikirannya pada persepsi dirinya sendiri, tapi bagaimana
orang lain mempersepsi pesannya. Sikap seperti sangat diperlukan, karena guna
menghindari perdebatan dengan audience, karena perbedaan pengertian tentang sesuatu
yang akan disampaikan.
2. Mengetengahkan Pihak Lawan
Komunikasi (You Approach)
Komunikator yang bijak juga
memfokuskan diri pada kebutuhan atau keinginan penerima pesan. Penerima pesan
ditempatkan sebagai titik sentral komunikasi.
3. Bernada Positif
Tanggapan penerima pesan juga
dipengaruhi oleh suasana komunikasi yang diciptakan pemberi pesan. Bila
suasana yang diciptakan positif, pembaca dan pendengar cenderung bereaksi
positif dan sebaliknya. Untuk menciptakan komunikasi bisnis yang efektif hendaknya
ciptakan suasana yang positif.
Hindari kata-kata atau
kalimat-kalimat yang bernada negatif karena kata/kalimat bernada negatif
biasanya akan menimbulkan sikap konfrontatif dari pihak lawan komunikasi.
Untuk menciptakan suasana positif,
pesan yang menyenangkan seyogyanya diucapkan beberapa kali terutama pada awal
dan penutup komunikasi. Jika memang pesan yang tidak menyenangkan harus
disampaikan, jangan memberatkan dan membesar-besarkan pesan yang kurang
menyenangkan tersebut.
Baca Juga:
- Cara Memahami Komunikasi Bisnis Dalam Perusahaan
- Beberapa Jenis Saham yang harus kamu Ketahui
- Komunikasi Bisni Wanita Dalam Berwirausahaan
4. Mempergunakan Kalimat Aktif
Kalimat aktif lebih menarik karena
menunjukan kegiatan subyek yang disebutkan dalam kalimat sehingga dapat
menghidupkan suasana komunikasi.
5. Efisiensi Penggunaan Kata dan
Kalimat
Tiap kalimat yang dipergunakan dalam
komunikasi bisnis hendaknya hanya mengandung satu hal, agar lebih mudah
dimengerti. Setiap kalimat yang diucapkan atau ditulis dibuat sederhana dan
tidak berkepanjangan. Hindari kalimat yang terlalu panjang, karena sulit
dimengerti pendengar atau pembacanya. Pengulangan kata yang tidak perlu sedapat
mungkin dihindari.
6. Keterkaitan Hal-Hal Yang
Disampaikan
Komunikator yang berpengalaman
selalu memperhatikan keterkaitan satu hal dengan hal lain, yang mereka ucapkan
atau tulis, sehingga akan tampak keterkaitan hal-hal tadi, dengan isi pesan,
yang mereka sampaikan secara keseluruhan.
Keterkaitan hal tersebut, dapat
dilakukan dengan jalan mengumpulkan bahan-bahan yang akan dipergunakan dan
menyusunnya secara rapi. Disamping itu keterkaitan tersebut dapat diupayakan
dengan jalan menyusun outline atau sipnosis yang dapat membantu pemberi pesan
menghubungkan secara logis hal-hal yang akan disampaikan.
7. Pesan yang Jelas
Penerima pesan dapat memahami pesan
dengan jelas bila apa yang dikatakan atau ditulis pemberi pesan mudah
dimengerti.
Arti pesan diharapkan mudah
dimengerti bila :
a. Menghindari penggunaan jargon
atau istilah teknis
Penggunaan jargon atau istilah
teknis dalam komunikasi dapat menjadi hambatan bagi lawan komunikasi yang tidak
menguasainya, sehingga komunikasi tersebut tidak efektif. Jargon hanya dapat
dipergunakan bila komunikasi dilakukan dengan lawan komunikasi yang seprofesi,
mempuyai latar belakang pendidikan atau pengalaman yang sama.
b. Menghindari kata atau kalimat
yang tidak umum
Penggunaan kata atau kalimat yang
tidak umum juga menyulitkan lawan berkomunikasi. Lawan komunikasi akan sulit
untuk memahami pesan yang mereka dengar atau baca. Kata-kata umum disini,
termasuk kata-kata dalam bahasa asing dan dialek lokal. Apabila penggunaan
kata-kata asing tidak dapat dihindari, karena belum ada terjemahan yang tepat,
hendaknya dijelaskan apa yang dimaksud dengan kata-kata yang tepat sehingga
kesalah tafsiran arti kata dapat dihindarkan.
Selain poin-poin diatas, seseorang
yang aktif dalam komunikasi bisnis, juga harus memahami karakteristik pesan
bisnis yang efektif, yaitu :
1. Provide practical information
Yaitu menjelaskan atau menggambarkan
cara untuk melakukan sesuatu, atau menjelaskan mengapa suatu prosedur
diubah
2. Give facts rather than
impressions
Pesan bisnis yang efektif
menggunakan bahasa yang kongkrit dan memberikan detil/spesifikasi. Ia juga
mampu memberikan Informasi yang jelas, meyakinkan, akurat dan etis, karena
menyediakan bukti, bukan cuma opini. Mengetengahkan semua sisi argumen sebelum
membuat kesimpulan.
3. Clarify and condense information
Pesan bisnis biasanya menggunakan
tabel, grafik atau diagram, untuk menyingkat informasi, atau untuk menjelaskan
proses dan memberikan penekanan.
4. State precise responsibilities
Pesan bisnis yang efektif ditujukan
ke audience yang spesifik. Dengan jelas menyatakan apa yang diharapkan, apa
yang dapat dilakukan untuk audience tersebut.
5. Persuade others and offer
recommendations
Pesan bisnis sering kali mempersuasi
orang lain untuk menerima suatu rencana, misal : membeli suatu produk.
6. Pesan dapat berbentuk berita,
introduksi tentang sesuatu yang baru, pencapaian pendapat, informasi,
penjelasan, rekomendasi, perintah, pertanyaan atau imbauan untuk berbuat
sesuatu.