Memahami Komunikasi Bisnis
Komunikasi adalah faktor yang penting dalam pencapaian tujuan suatu organisasi bisnis, oleh karena itu para pimpinan, staf atau eksekutif perusahaan perlu memahami dan memperhatikan kemampuan komunikasi mereka. Untuk dapat memahami komunikasi dengan mudah, mereka perlu terlebih dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi.
Definisi Komunikasi
Komunikasi adalah proses memberikan dan menerima pesan verbal maupun non verbal, dengan harapan munculnya tanggapan atau reaksi dari si penerima.
Adapun sifat dasar komunikasi adalah proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih. Atau dengan kata lain, sifat dasar dari komunikasi adalah proses pertukaran pesan antara dua pihak yang disebut sumber dan penerima.
Dari gambar diatas, bisa dilihat bahwa: kita memahami bahwa komunikasi adalah sifat dasar manusia. beberapa prinsip dasar komunikasi yang harus diketahui agar mudah dipelajari, yaitu:
Elemen-Elemen Komunikasi
Berikut ini elemen-elemen yang ada dalam sebuah proses komunikasi sebagai berikut:
1. Pemberi pesan (sender/encoder)
Terdiri atas individu, kelompok, organisasi yang mengambil inisiatif untuk memulai komunikasi atau mengirim pesan, bertanggung jawab memformulasikan pesan yang akan mereka berikan sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima pesan.
Biasanya dikenal sebagai pemrakarsa suatu pesan. Dia harus memilih simbol-simbol yang tepat untuk mewakili pemikiran dan gagasan (encoding). Pada saat sumber mengirim pesan, secara simultan, dia juga menerima umpan balik. Hal tersebut menjadikan dia ‘transceiver’.
2. Pesan
Terdiri dari simbol-simbol yang menggambarkan informasi, pendapat, introduksi, petunjuk, perintah, pertanyaan, larangan, dan sebagainya yang ingin disampaikan. Simbol-simbol tersebut dapat berbentuk verbal (lisan dan tulisan) maupun non verbal (isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan sebagainya)
Pesan Verbal adalah semua jenis komunikasi yang menggunakan satu kata atau lebih. Pesan verbal dibagi menjadi dua, yaitu:
Pesan Verbal Disengaja
Pesan verbal sebagai usaha yang dilakukan secara sadar, untuk berhubungan dengan orang lain
Pesan Verbal Tak Disengaja
Pesan verbal berupa sesuatu yang kita katakana, tanpa bermaksud mengatakan hal tersebut.
Bentuk komunikasi verbal, selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain seperti dibawah ini :
Sementara itu, pesan non verbal adalah semua pesan yang disampaikan tanpa kata-kata, atau selain dari kata-kata yang kita pergunakan. Pesan nonverbal memiliki beberapa fungsi, yaitu: pertama, menggantikan pesan verbal. Kedua, menguatkan pesan verbal. Ketiga, menentang pesan verbal. Seperti pesan verbal, pesan non verbal juga terdiri atas dua bagian, yaitu:
Pesan nonverbal disengaja
Pesan nonverbal yang memang ingin kita sampaikan
Pesan nonverbal tak disengaja
Pesan nonverbal yang meliputi semua aspek nonverbal dalam perilaku kita, yang kita sampaikan tanpa kita kendalikan
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Sebelum manusia menggunakan kata-kata , manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti dibawah ini :
Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan serta maksud yang dikandungnya. Kebaikan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya. Dari bahasa tubuh atau isyarat yang yang keluar dari seseorang kita dapat menangkap maksud yang paling dalam dari orang tersebut. Jika dibandingkan dengan kata-kata lebih dapat diatur sehingga kita kadang-kadang merasa tertipu dengan kata-kata.
Komunikasi nonverbal memiliki beberapa tujuan penting seperti contoh dibawah ini :
Penerima pesan (receiver/decoder)
Yang dimaksud dengan penerima pesan adalah mereka yang menerima pesan, baik tertulis maupun lisan melalui pendengaran/ penglihatan, kadang-kadang juga melalui sentuhan. Dalam mengartikan/ bereaksi terhadap pesan yang mereka terima, dipengaruhi oleh persepsi atau sikap mereka terhadap pesan tersebut, dan terhadap pembawa pesan.
Sedangkan persepsi/ sikap tersebut dipengaruhi oleh pengalaman dan lingkungan, latar belakang pendidikan, tingkat intelegensi, profesi, budaya, agama, ras, suku, dan sebagainya. Agar dapat bereaksi secara efektif, penerima pesan memerlukan persiapan mental dan fisik secukupnya. Selain itu, untuk memahami pesan, dia harus menguraikan sandi, yaitu menerjemahkan simbol-simbol yang diterimanya (decoding). Sebagai penerima pesan, secara simultan, dia juga mengirim pesan, hal ini menjadikannya ‘transceiver’.
Tanggapan
Tanggapan dapat diartikan sebagai reaksi penerima pesan yang dipengaruhi oleh seberapa jauh mereka dapat memahami arti/makna pesan yang diberikan. Tanggapan dapat berbentuk lisan, tulisan, tindakan/ kombinasi. Misal : persetujuan, penolakan, pernyataan, penjelasan lebih lanjut, dan sebagainya dapat berbentuk laporan panjang/pendek.
Bila tanggapan yang dihasilkan negatif, maka tanggapan tersebut berubah menjadi gangguan. Gangguan adalah segala suatu yang mengubah informas,i yang disampaikan sumber kepada penerima, sehingga komunikasi menjadi tidak efektif. Adapun macam-macam gangguan, antara lain:
Jalur dan Media
Pesan dapat disampaikan melalui dua jalur utama, yakni jalur lisan dan tulisan. Jalur komunikasi yang akan dipergunakan tergantung kebutuhan/kondisi yang sedang dihadapi pemberi pesan.
Media yang dapat dipergunakan antara lain, memo, surat, fax, email, laporan, katalog, brosur, dan sebagainya. Kita juga bisa menggunakan kombinasi jalur lisan dan tulisan secara bersamaan. Misal : pembicaraan dinas via telepon disusul surat resmi, berisi rincian resmi hasil pembicaraan tersebut (sebaliknya).
Jalur dan media juga dapat diartikan sebagai saluran. Saluran adalah media tempat pesan disampaikan, yang dibedakan menjadi komunikasi tatap muka dan komunikasi tidak tatap muka.
Komunikasi adalah faktor yang penting dalam pencapaian tujuan suatu organisasi bisnis, oleh karena itu para pimpinan, staf atau eksekutif perusahaan perlu memahami dan memperhatikan kemampuan komunikasi mereka. Untuk dapat memahami komunikasi dengan mudah, mereka perlu terlebih dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi.
Definisi Komunikasi
Komunikasi adalah proses memberikan dan menerima pesan verbal maupun non verbal, dengan harapan munculnya tanggapan atau reaksi dari si penerima.
Communication comes from the latin word communis, which means common (understanding, action, etc). When individual communicate, they try to establish a common understanding between or among themselves.Komunikasi merupakan proses penyampaian, pembentukan, penerimaan dan pengolahan pesan atau informasi dalam diri seseorang dan atau diantara dua orang atau lebih dengan tujuan tertentu. Komunikasi juga dapat diartikan adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa atau lazim baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Adapun sifat dasar komunikasi adalah proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih. Atau dengan kata lain, sifat dasar dari komunikasi adalah proses pertukaran pesan antara dua pihak yang disebut sumber dan penerima.
 |
| Siklus Komunikasi |
Dari gambar diatas, bisa dilihat bahwa: kita memahami bahwa komunikasi adalah sifat dasar manusia. beberapa prinsip dasar komunikasi yang harus diketahui agar mudah dipelajari, yaitu:
- Komunikasi tidak mungkin dihindari
- Sebagian besar komunikasi adalah nonverbal
- Konteks mempengaruhi komunikasi
- Arti pesan terdapat pada orang, bukan dalam kata-kata
- Komunikasi tidak dapat diubah
- Gangguan mempengaruhi komunikasi
- Komunikasi adalah sirkuler
- Penting menciptakandasar pemufakatan
- Komunikasi memiliki efek
Elemen-Elemen Komunikasi
Berikut ini elemen-elemen yang ada dalam sebuah proses komunikasi sebagai berikut:
1. Pemberi pesan (sender/encoder)
Terdiri atas individu, kelompok, organisasi yang mengambil inisiatif untuk memulai komunikasi atau mengirim pesan, bertanggung jawab memformulasikan pesan yang akan mereka berikan sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima pesan.
Biasanya dikenal sebagai pemrakarsa suatu pesan. Dia harus memilih simbol-simbol yang tepat untuk mewakili pemikiran dan gagasan (encoding). Pada saat sumber mengirim pesan, secara simultan, dia juga menerima umpan balik. Hal tersebut menjadikan dia ‘transceiver’.
2. Pesan
Terdiri dari simbol-simbol yang menggambarkan informasi, pendapat, introduksi, petunjuk, perintah, pertanyaan, larangan, dan sebagainya yang ingin disampaikan. Simbol-simbol tersebut dapat berbentuk verbal (lisan dan tulisan) maupun non verbal (isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan sebagainya)
Pesan Verbal adalah semua jenis komunikasi yang menggunakan satu kata atau lebih. Pesan verbal dibagi menjadi dua, yaitu:
Pesan Verbal Disengaja
Pesan verbal sebagai usaha yang dilakukan secara sadar, untuk berhubungan dengan orang lain
Pesan Verbal Tak Disengaja
Pesan verbal berupa sesuatu yang kita katakana, tanpa bermaksud mengatakan hal tersebut.
Bentuk komunikasi verbal, selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain seperti dibawah ini :
- Membuat dan mengirim surat klaim
- Membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain
- Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain
- Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan
- Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
- Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru
- Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)
- Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
- Mengadakan briefing dengan staf karyawan
- Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah
- Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji
- Melakukan teleconference dengan pihak lain.
- Melalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik.
Sementara itu, pesan non verbal adalah semua pesan yang disampaikan tanpa kata-kata, atau selain dari kata-kata yang kita pergunakan. Pesan nonverbal memiliki beberapa fungsi, yaitu: pertama, menggantikan pesan verbal. Kedua, menguatkan pesan verbal. Ketiga, menentang pesan verbal. Seperti pesan verbal, pesan non verbal juga terdiri atas dua bagian, yaitu:
Pesan nonverbal disengaja
Pesan nonverbal yang memang ingin kita sampaikan
Pesan nonverbal tak disengaja
Pesan nonverbal yang meliputi semua aspek nonverbal dalam perilaku kita, yang kita sampaikan tanpa kita kendalikan
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Sebelum manusia menggunakan kata-kata , manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti dibawah ini :
- Menggerakan gigi untuk menunjukan kemarahan
- Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berfikir
- Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untum menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya
- Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam
- Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan
- Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain
- Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.
- Asbak diatas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok
- Mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita
Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan serta maksud yang dikandungnya. Kebaikan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya. Dari bahasa tubuh atau isyarat yang yang keluar dari seseorang kita dapat menangkap maksud yang paling dalam dari orang tersebut. Jika dibandingkan dengan kata-kata lebih dapat diatur sehingga kita kadang-kadang merasa tertipu dengan kata-kata.
Komunikasi nonverbal memiliki beberapa tujuan penting seperti contoh dibawah ini :
- Menyediakan atau memberikan informasi
- Mengatur alur suatu percakapan
- Mengekspresikan emosi
- Memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal
- Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
- Mempermudah tugas-tugas khusus
Penerima pesan (receiver/decoder)
Yang dimaksud dengan penerima pesan adalah mereka yang menerima pesan, baik tertulis maupun lisan melalui pendengaran/ penglihatan, kadang-kadang juga melalui sentuhan. Dalam mengartikan/ bereaksi terhadap pesan yang mereka terima, dipengaruhi oleh persepsi atau sikap mereka terhadap pesan tersebut, dan terhadap pembawa pesan.
Sedangkan persepsi/ sikap tersebut dipengaruhi oleh pengalaman dan lingkungan, latar belakang pendidikan, tingkat intelegensi, profesi, budaya, agama, ras, suku, dan sebagainya. Agar dapat bereaksi secara efektif, penerima pesan memerlukan persiapan mental dan fisik secukupnya. Selain itu, untuk memahami pesan, dia harus menguraikan sandi, yaitu menerjemahkan simbol-simbol yang diterimanya (decoding). Sebagai penerima pesan, secara simultan, dia juga mengirim pesan, hal ini menjadikannya ‘transceiver’.
Tanggapan
Tanggapan dapat diartikan sebagai reaksi penerima pesan yang dipengaruhi oleh seberapa jauh mereka dapat memahami arti/makna pesan yang diberikan. Tanggapan dapat berbentuk lisan, tulisan, tindakan/ kombinasi. Misal : persetujuan, penolakan, pernyataan, penjelasan lebih lanjut, dan sebagainya dapat berbentuk laporan panjang/pendek.
Bila tanggapan yang dihasilkan negatif, maka tanggapan tersebut berubah menjadi gangguan. Gangguan adalah segala suatu yang mengubah informas,i yang disampaikan sumber kepada penerima, sehingga komunikasi menjadi tidak efektif. Adapun macam-macam gangguan, antara lain:
- Gangguan fisik
- Gangguan psikologis
- Gangguan semantik
Jalur dan Media
Pesan dapat disampaikan melalui dua jalur utama, yakni jalur lisan dan tulisan. Jalur komunikasi yang akan dipergunakan tergantung kebutuhan/kondisi yang sedang dihadapi pemberi pesan.
Media yang dapat dipergunakan antara lain, memo, surat, fax, email, laporan, katalog, brosur, dan sebagainya. Kita juga bisa menggunakan kombinasi jalur lisan dan tulisan secara bersamaan. Misal : pembicaraan dinas via telepon disusul surat resmi, berisi rincian resmi hasil pembicaraan tersebut (sebaliknya).
Jalur dan media juga dapat diartikan sebagai saluran. Saluran adalah media tempat pesan disampaikan, yang dibedakan menjadi komunikasi tatap muka dan komunikasi tidak tatap muka.