Bentuk Dasar dan Cara Mengelola Komunikasi. Komunikasi adalah suatu proses di mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.Baca Selengkapnya...
Dalam Komunikasi ada bentuk dasar dan cara mengelola Komunikasi, hal tersebut akan di bahas dalam artikel dibawah ini:
Bentuk Dasar Komunikasi
Bentuk dasar komunikasi terdiri atas komunikasi verbal dan non verbal. Berikut ini penjelasan mengenai masing-masing bentuk:
1. Komunikasi Verbal
Bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan dan lisan. Adapun kegiatan yang dapat dikategorikan komunikasi verbal, antara lain:
a. Berbicara dan menulis
Dalam komunikasi Bisnis, biasanya orang lebih senang bicara daripada menulis karena lebih praktis, dan bisa terjadi interaksi yang interaktif.
b. Mendengarkan dan membaca
Dalam dunia bisnis ada kecenderungan orang lebih suka memperoleh informasi atau mendapat informasi daripada menyampaikannya sehingga perlu keterampilan mendengar dan membaca.
Langkah-langkah efektif agar dapat mendengar dan membaca dengan efisien:
Selain empat kegiatan diatas, banyak juga yang mengelompokan komunikasi verbal menjadi dua bagian, yaitu:
Komunikasi lisan
Biasanya berupa perintah, penjelasan, bimbingan tugas kepada bawahan, presentasi bisnis, rapat, pertemuan formal, wawancara, pembicaraan bisnis melaui telepon/teleconference, dan sebagainya.
Berdasarkan Kriteria pilihan bentuk komunikasi, komunikasi lisan biasanya berupa pesan sangat penting, singkat, rahasia, dan membutuhkan tanggapan yang cepat.
Komunikasi tulisan
Biasanya berbentuk formulir, memorandum, surat tugas, surat, telefax, laporan formal, naskah, hands out, kertas kerja, sarana promosi (brosur, iklan, spanduk, poster, dan sebagainya).
Berdasarkan Kriteria pilihan bentuk komunikasi, komunikasi tulisan biasanya pesannya cukup banyak dan kompleks, perlu penjelasan panjang lebar/teknis, perlu visualisasi pesan dalam bentuk angka, grafik, gambar, perhitungan statistik, penerima terpisah jarak jauh dengan pemberi pesan, memerlukan laporan, data, dokumen tertulis untuk arsip dan tidak membutuhkan tanggapan yang cepat.
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi yang tidak menggunakan kata-kata tertulis atau lisan tapi menggunakan bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, simbol-simbol, pakaian, warna, intonasi suara, sikap tubuh, kontak mata, dan sebagainya. Dengan komunikasi non verbal orang dapat mengambil kesimpulan tentang berbagai macam perasaan dan emosi seseorang, seperti senang, benci, cinta, marah, dan sebagainya.
Dalam dunia bisnis, komunikasi non verbal juga memiliki peranan penting, diantaranya adalah sebagai berikut:
Cara mengelola Komunikasi
1. Menangani pesan–pesan yang bersifat rutin, dengan beberapa langkah berikut:
a. Mengurangi jumlah pesan, dengan cara dipertimbangkan hal-hal dibawah ini, sehingga pemborosan uang dan waktu dalam organisasi akan dapat dikendalikan:
b. Memberi instruksi yang jelas
Seorang komunikator sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan sehingga tidak salah dalam memberi instruksi, mencari kejelasan pesan karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti suatu pesan, hubungan dengan anggota dan memberi feedback terhadap pengembangan pesan.
c. Mendelegasikan tanggung jawab
Seorang pimpinan harus bisa mendelegasikan beberapa pekerjaannya kepada bawahan yang kompeten dengan terlebih dahulu berkomunikasi kepada orang yang bersangkutan
d. Melatih para penulis dan pembicara
Cara melatihnya melalui latihan yang teratur dan terencana dengan baik. Suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan, khususnya keterampilan dalam berkomunikasi bagi orang-orang yang tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Komunikator perlu meningkatkan dan melancarkan kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasi sehingga komunikasi berjalan lebih baik dan lancar.
2. Penanganan krisis komunikasi
Keterampilan komunikasi baru benar–benar teruji saat muncul krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Semakin besar tantangan/resiko yang harus dihadapi maka semakin tinggi tingkat keterampilan yang dibutuhkan. Cara penanganan krisis suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Krisis dapat mempengaruhi masa depan produk dan reputasi perusahaan.
Dalam kaitannya dengan krisis, ada dua falsafah dalam komunikasi, yaitu :
a. Bersikap diam, Misal: tidak mengatakan sesuatu
b. Katakan apa yang terjadi dengan segera
Ahli humas menyarankan, dalam menangkis isu-isi yang beredar dalam masyarakat, jelaskan apa yang menjadi masalah kepada publik (masyarakat umum) dan karyawan. Namun pada saat yang sama, berusaha mengatasi dan mengendalikan sumber masalah. Yang perlu dinggat kerena merupakan hal yang paling penting, pikiran tetap tenang, karena diperlukan untuk memikirkan jalan keluar yang terbaik dan tidak emosional.
Dalam Komunikasi ada bentuk dasar dan cara mengelola Komunikasi, hal tersebut akan di bahas dalam artikel dibawah ini:
Bentuk Dasar Komunikasi
Bentuk dasar komunikasi terdiri atas komunikasi verbal dan non verbal. Berikut ini penjelasan mengenai masing-masing bentuk:
1. Komunikasi Verbal
Bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan dan lisan. Adapun kegiatan yang dapat dikategorikan komunikasi verbal, antara lain:
a. Berbicara dan menulis
Dalam komunikasi Bisnis, biasanya orang lebih senang bicara daripada menulis karena lebih praktis, dan bisa terjadi interaksi yang interaktif.
b. Mendengarkan dan membaca
Dalam dunia bisnis ada kecenderungan orang lebih suka memperoleh informasi atau mendapat informasi daripada menyampaikannya sehingga perlu keterampilan mendengar dan membaca.
Langkah-langkah efektif agar dapat mendengar dan membaca dengan efisien:
- Mencatat informasi, dengan cara memusatkan perhatian pada pembicaraan atau bahan yang dibaca
- Menangkap inti pembicaraan/bacaan
- Menafsirkan dan menilai informasi
- Menyaring informasi mana yang penting dan tidak, caranya adalah dengan menemukan mana ide pokok dan ide pendukung. Hal lainnya yang dapat dilakukan untuk dapat menyerap informasi dengan baik. seseorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang dibaca/didengarnya.
Selain empat kegiatan diatas, banyak juga yang mengelompokan komunikasi verbal menjadi dua bagian, yaitu:
Komunikasi lisan
Biasanya berupa perintah, penjelasan, bimbingan tugas kepada bawahan, presentasi bisnis, rapat, pertemuan formal, wawancara, pembicaraan bisnis melaui telepon/teleconference, dan sebagainya.
Berdasarkan Kriteria pilihan bentuk komunikasi, komunikasi lisan biasanya berupa pesan sangat penting, singkat, rahasia, dan membutuhkan tanggapan yang cepat.
Komunikasi tulisan
Biasanya berbentuk formulir, memorandum, surat tugas, surat, telefax, laporan formal, naskah, hands out, kertas kerja, sarana promosi (brosur, iklan, spanduk, poster, dan sebagainya).
Berdasarkan Kriteria pilihan bentuk komunikasi, komunikasi tulisan biasanya pesannya cukup banyak dan kompleks, perlu penjelasan panjang lebar/teknis, perlu visualisasi pesan dalam bentuk angka, grafik, gambar, perhitungan statistik, penerima terpisah jarak jauh dengan pemberi pesan, memerlukan laporan, data, dokumen tertulis untuk arsip dan tidak membutuhkan tanggapan yang cepat.
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi yang tidak menggunakan kata-kata tertulis atau lisan tapi menggunakan bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, simbol-simbol, pakaian, warna, intonasi suara, sikap tubuh, kontak mata, dan sebagainya. Dengan komunikasi non verbal orang dapat mengambil kesimpulan tentang berbagai macam perasaan dan emosi seseorang, seperti senang, benci, cinta, marah, dan sebagainya.
Dalam dunia bisnis, komunikasi non verbal juga memiliki peranan penting, diantaranya adalah sebagai berikut:
- Kesahihan/reliabilitas/lebih dapat dipercaya, karena terjadi secara spontan. Dengan memperhatikan isyarat non verbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran pembicara.
- Lebih efisien, karena dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan audience dapat menangkap artinya dengan cepat.
Cara mengelola Komunikasi
1. Menangani pesan–pesan yang bersifat rutin, dengan beberapa langkah berikut:
a. Mengurangi jumlah pesan, dengan cara dipertimbangkan hal-hal dibawah ini, sehingga pemborosan uang dan waktu dalam organisasi akan dapat dikendalikan:
- Maximumkan manfaat dengan biaya tertentu
- Menghemat pengeluaran memo/surat-surat yang berlebihan/tidak berguna
- Meringkas isi rapat/pertemuan sehingga yang terjadi bukan omongan yang sia-sia dan membuang waktu percuma karena tidak menghasilkan sesuatu yang berarti.
b. Memberi instruksi yang jelas
Seorang komunikator sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan sehingga tidak salah dalam memberi instruksi, mencari kejelasan pesan karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti suatu pesan, hubungan dengan anggota dan memberi feedback terhadap pengembangan pesan.
c. Mendelegasikan tanggung jawab
Seorang pimpinan harus bisa mendelegasikan beberapa pekerjaannya kepada bawahan yang kompeten dengan terlebih dahulu berkomunikasi kepada orang yang bersangkutan
d. Melatih para penulis dan pembicara
Cara melatihnya melalui latihan yang teratur dan terencana dengan baik. Suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan, khususnya keterampilan dalam berkomunikasi bagi orang-orang yang tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Komunikator perlu meningkatkan dan melancarkan kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasi sehingga komunikasi berjalan lebih baik dan lancar.
2. Penanganan krisis komunikasi
Keterampilan komunikasi baru benar–benar teruji saat muncul krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Semakin besar tantangan/resiko yang harus dihadapi maka semakin tinggi tingkat keterampilan yang dibutuhkan. Cara penanganan krisis suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Krisis dapat mempengaruhi masa depan produk dan reputasi perusahaan.
Dalam kaitannya dengan krisis, ada dua falsafah dalam komunikasi, yaitu :
a. Bersikap diam, Misal: tidak mengatakan sesuatu
b. Katakan apa yang terjadi dengan segera
Ahli humas menyarankan, dalam menangkis isu-isi yang beredar dalam masyarakat, jelaskan apa yang menjadi masalah kepada publik (masyarakat umum) dan karyawan. Namun pada saat yang sama, berusaha mengatasi dan mengendalikan sumber masalah. Yang perlu dinggat kerena merupakan hal yang paling penting, pikiran tetap tenang, karena diperlukan untuk memikirkan jalan keluar yang terbaik dan tidak emosional.