Beberapa Kendala dan Upaya Dalam Komunikasi Bisnis. Dalam Komunikasi Bisnis ada beberapa kendala dan Upaya yang harus dipahami bagi seorang pembisnis, Kendala tersebut dapat berupa penafsiran kata-kata, Batas Ruang Lingkup Pesan, Pengaruh Sikap, Opini, Emosi dan Kondisi Lingkungan dan juga tentang Bahan pertimbangan dalam mempromosikan jenjang karir dalam Komunikasi Bisnis. Semua itu bisa anda baca dalam artikel di bawah ini. Baca Selengkapnya...
Kendala Efektivitas Komunikasi Bisnis
1. Penafsiran Kata-Kata
Menurut Murphy, ada beberapa hal-hal yang perlu dipahami dalam penafsiran kata-kata antara lain adalah:
a. Kesamaan Penafsiran
Komunikasi akan berjalan lebih efektif kalau pemberi dan penerima pesan mempunyai penafsiran yang sama terhadap kata-kata yang dipergunakan selama berkomunikasi.
Untuk menghindari mis-komunikasi karena ketidaksamaan penafsiran kata-kata, maka selama berkomunikasi, pemberi pesan harus yakin bahwa kata-katanya dapat dimengerti secara penuh oleh pendengar atau pembaca tulisannya.
Jika menggunakan kata atau kalimat bahasa asing seyogyanya kalimat tersebut diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia. Pendengar yang tidak mengerti arti kata atau kalimat tertentu hendaknya tidak segan-segan untuk menanyakannya.
b. Arti Harfiah dan Multi Arti
Kadang-kadang sebuah kata yang sama mempunyai dua macam arti, yaitu arti harfiah (denotations) dan multi arti (ambigu). Arti harfiah adalah arti kata yang sebenarnya dan dimengerti orang-orang pada umumnya sehingga jarang menimbulkan kesalahan dan aman untuk dipergunakan sebagai media komunikasi. Sedangkan multi arti artinya kata yang mempunyai banyak arti sehingga dapat menimbulkan kesan yang berbeda pada penerima pesan yang berlainan latar belakang atau situasi
c. Euphemisms
Adalah penggunaan kata-kata yang bersifat memperhalus. Penulis dan pembicara yang bijak cenderung memilih kata-kata yang halus dalam tulisan, pidato, ceramah atau presentasi karena euphemisms dapat menciptakan suasana yang menyenangkan selama proses komunikasi sehingga dapat diharapkan lebih efektif.
2. Batas Ruang Lingkup Pesan
Pemberi pesan perlu membatasi ruang ringkup pesan yang mereka berikan, karena ruang lingkup dan kebebasan berkomunikasi selalu dibatasi oleh berbagai macam faktor, seperti waktu, biaya, halaman, ruang gerak, tujuan, dan sebagainya.
Oleh karena itu dalam memformulasikan pesan, pemberi pesan wajib memilih data, informasi atau fakta yang paling bersangkutan dengan subyek yang disampaikan atau yang menunjang tujuan komunikasi.
Hindari data yang tidak relevan dan tidak menarik. Sikap bijak pemberi pesan adalah menghindari anggapan bahwa mereka tahu segala hal yang bersangkutan dengan apa yang mereka utarakan.
3. Pengaruh Sikap, Opini, Emosi dan Kondisi Lingkungan
Efektivitas komunikasi juga dipengaruhi oleh sikap, opini, dan emosi orang-orang yang berkomunikasi. Orang cenderung bereaksi atau bersikap positif terhadap pesan yang selaras dengan opini mereka, bersikap positif terhadap pesan yang diberikan oleh orang-orang yang disukai atau dikagumi.
Sikap, opini dan emosi seseorang dipengaruhi oleh pengalaman, kondisi dan lingkungan pribadi, latar belakang pendidikan dan perkembangan lingkungan hidupnya sejak kecil. Seorang komunikator yang mahir selalu mempunyai perhatian yang penuh terhadap pendengar atau pembaca tulisannya. Mereka berusaha mengemukakan hal-hal yang menarik atau dirasa bermanfaat bagi lawannya berkomunikasi.
Satu hal yang harus diingat, para komunikator tidak boleh membiarkan dirinya terseret gejolak emosi penerima pesan. Ketika menghadapi audience dengan sikap kurang menguntungkan , komunikator wajib memusatkan komunikasinya pada hal-hal yang dapat menurunkan ketegangan dan mengurangi sikap konfrontatif.
4. Kejelasan Tujuan Komunikasi
Seorang komunikator harus mempunyai gambaran yang jelas tentang tujuan yang ingin dicapai. Dalam menentukan tujuan, perhatikan ciri khusus pesan yang akan diberikan, karakteristik organisasi dan anggota organisasi yang akan menerima pesan itu sehingga tujuan dapat ditentukan secara lebih realistic dan diharapkan dapat tercapai.
5. Pemilihan Bentuk dan Media
Komunikasi bisnis dilakukan dalam tiga bentuk utama yaitu verbal, non verbal dan visual. Media yang dipergunakan dapat berupa percakapan langsung/suara, dokumen tertulis, gambar, grafik, radio, tv, rambu-rambu, dan sebagainya.
Komunikasi dapat diharapkan efektif kalau kombinasi bentuk dan media yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan yang akan diberikan dan karakterisrik penerima pesan.
6. Menahan Informasi yang Diperlukan
Tiap perusahaan, bagian atau jabatan dalam perusahaan mempunyai rahasia, yang dalam batas-batas tertentu tidak boleh diketahui atau diberitahukan kepada kepada orang lain. Rahasia seperti itu seringkali menjadi hambatan berkomunikasi antara orang-orang yang melaksanakan kegiatan bisnis, baik didalam organisasi perusahaan maupun antara perusahaan dengan pihak luar.
Tingkat kerahasiaan yang terlalu ketat membawa dua dampak yang kurang menguntungkan. Pertama, kerahasiaan itu akan menurunkan produktivitas dan efisiensi perusahaan. Kedua, dapat menumbuhkan budaya penyebaran desas-desus dan intrik dikalangan perusahaan dan dapat mempengaruhi efektivitas tanggapan/reaksi yang tidak diperlukan.
7. Bahasa Pengantar
Bahasa dapat menjadi salah satu hambatan lain berkomunikasi, terlebih dalam komunikasi bisnis internasional. Hambatan tersebut tidak terbatas pada penguasaan bahasa asing saja, melainkan seringkali terjadi karena perbedaan pengucapan (pronunciation).
Hambatan bahasa pengantar yang lain terjadi karena masing-masing pihak mempergunakan istilah teknis atau jargon yang tidak dikuasai oleh lawan berkomunikasinya, sehingga mereka tidak dapat mengerti sepenuhnya apa yang disampaikan lawan bicaranya, dan hal ini dapat menyebabkan mereka gagal dalam membangun komunikasi yang dapat berimbas pada kegagalan dalam membina hubungan bisnis.
Bahan pertimbangan dalam mempromosikan jenjang karir
Dalam sebuah komunikasi di perusahaan maupun organisasi, seseorang memiliki berbagai macam tujuan, diantaranya kenaikan jenjang karir. Berikut ini beberapa bahan pertimbangan dalam mempromosikan jenjang karir, agar terus meningkat sampai akhirnya berada di posisi puncak, yakni:
1. Kemampuan bekerja sama
2. Kemampuan manajemen
3. Kepercayaan diri
4. Kemampuan mengambil keputusan yang sehat
5. Latar belakang pendidikan akademis
6. Punya ambisi untuk maju
7. Kemampuan berkomunikasi secara efektif
8. Berpenampilan menarik
Berdasarkan poin diatas, seseorang menyadari bahwa keberhasilan karir tergantung pada diri sendiri. Diantara sekian banyak poin tersebut, salah satu cara terbaik, adalah dengan meningkatkan kemampuan untuk melakukan komunikasi secara efektif.
Komunikasi yang efektif akan meningkatkan produktivitas karyawan maupun produktivitas organisasi. Hanya melalui komunikasi yang efektif, kita dapat mengantisipasi masalah yang mungkin timbul, mengambil keputusan, koordinasi alur kerja, membimbing/mengarahan, mengembangkan hubungan baik, dan mempromosikan produk atau jasa.
Komunikasi yang efektif dapat membentuk kesan baik untuk diri sendiri maupun perusahaan kepada pihak lian. Sebaliknya, komunikasi yang tidak efektif dapat menghambat solusi bahkan menambah buruk. Dengan komunikasi yang tidak efektif, setiap orang akan salah paham dan salah menginterpretasikan informasi.
Kendala Efektivitas Komunikasi Bisnis
1. Penafsiran Kata-Kata
Menurut Murphy, ada beberapa hal-hal yang perlu dipahami dalam penafsiran kata-kata antara lain adalah:
a. Kesamaan Penafsiran
Komunikasi akan berjalan lebih efektif kalau pemberi dan penerima pesan mempunyai penafsiran yang sama terhadap kata-kata yang dipergunakan selama berkomunikasi.
Untuk menghindari mis-komunikasi karena ketidaksamaan penafsiran kata-kata, maka selama berkomunikasi, pemberi pesan harus yakin bahwa kata-katanya dapat dimengerti secara penuh oleh pendengar atau pembaca tulisannya.
Jika menggunakan kata atau kalimat bahasa asing seyogyanya kalimat tersebut diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia. Pendengar yang tidak mengerti arti kata atau kalimat tertentu hendaknya tidak segan-segan untuk menanyakannya.
b. Arti Harfiah dan Multi Arti
Kadang-kadang sebuah kata yang sama mempunyai dua macam arti, yaitu arti harfiah (denotations) dan multi arti (ambigu). Arti harfiah adalah arti kata yang sebenarnya dan dimengerti orang-orang pada umumnya sehingga jarang menimbulkan kesalahan dan aman untuk dipergunakan sebagai media komunikasi. Sedangkan multi arti artinya kata yang mempunyai banyak arti sehingga dapat menimbulkan kesan yang berbeda pada penerima pesan yang berlainan latar belakang atau situasi
c. Euphemisms
Adalah penggunaan kata-kata yang bersifat memperhalus. Penulis dan pembicara yang bijak cenderung memilih kata-kata yang halus dalam tulisan, pidato, ceramah atau presentasi karena euphemisms dapat menciptakan suasana yang menyenangkan selama proses komunikasi sehingga dapat diharapkan lebih efektif.
2. Batas Ruang Lingkup Pesan
Pemberi pesan perlu membatasi ruang ringkup pesan yang mereka berikan, karena ruang lingkup dan kebebasan berkomunikasi selalu dibatasi oleh berbagai macam faktor, seperti waktu, biaya, halaman, ruang gerak, tujuan, dan sebagainya.
Oleh karena itu dalam memformulasikan pesan, pemberi pesan wajib memilih data, informasi atau fakta yang paling bersangkutan dengan subyek yang disampaikan atau yang menunjang tujuan komunikasi.
Hindari data yang tidak relevan dan tidak menarik. Sikap bijak pemberi pesan adalah menghindari anggapan bahwa mereka tahu segala hal yang bersangkutan dengan apa yang mereka utarakan.
3. Pengaruh Sikap, Opini, Emosi dan Kondisi Lingkungan
Efektivitas komunikasi juga dipengaruhi oleh sikap, opini, dan emosi orang-orang yang berkomunikasi. Orang cenderung bereaksi atau bersikap positif terhadap pesan yang selaras dengan opini mereka, bersikap positif terhadap pesan yang diberikan oleh orang-orang yang disukai atau dikagumi.
Sikap, opini dan emosi seseorang dipengaruhi oleh pengalaman, kondisi dan lingkungan pribadi, latar belakang pendidikan dan perkembangan lingkungan hidupnya sejak kecil. Seorang komunikator yang mahir selalu mempunyai perhatian yang penuh terhadap pendengar atau pembaca tulisannya. Mereka berusaha mengemukakan hal-hal yang menarik atau dirasa bermanfaat bagi lawannya berkomunikasi.
Satu hal yang harus diingat, para komunikator tidak boleh membiarkan dirinya terseret gejolak emosi penerima pesan. Ketika menghadapi audience dengan sikap kurang menguntungkan , komunikator wajib memusatkan komunikasinya pada hal-hal yang dapat menurunkan ketegangan dan mengurangi sikap konfrontatif.
4. Kejelasan Tujuan Komunikasi
Seorang komunikator harus mempunyai gambaran yang jelas tentang tujuan yang ingin dicapai. Dalam menentukan tujuan, perhatikan ciri khusus pesan yang akan diberikan, karakteristik organisasi dan anggota organisasi yang akan menerima pesan itu sehingga tujuan dapat ditentukan secara lebih realistic dan diharapkan dapat tercapai.
5. Pemilihan Bentuk dan Media
Komunikasi bisnis dilakukan dalam tiga bentuk utama yaitu verbal, non verbal dan visual. Media yang dipergunakan dapat berupa percakapan langsung/suara, dokumen tertulis, gambar, grafik, radio, tv, rambu-rambu, dan sebagainya.
Komunikasi dapat diharapkan efektif kalau kombinasi bentuk dan media yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan yang akan diberikan dan karakterisrik penerima pesan.
6. Menahan Informasi yang Diperlukan
Tiap perusahaan, bagian atau jabatan dalam perusahaan mempunyai rahasia, yang dalam batas-batas tertentu tidak boleh diketahui atau diberitahukan kepada kepada orang lain. Rahasia seperti itu seringkali menjadi hambatan berkomunikasi antara orang-orang yang melaksanakan kegiatan bisnis, baik didalam organisasi perusahaan maupun antara perusahaan dengan pihak luar.
Tingkat kerahasiaan yang terlalu ketat membawa dua dampak yang kurang menguntungkan. Pertama, kerahasiaan itu akan menurunkan produktivitas dan efisiensi perusahaan. Kedua, dapat menumbuhkan budaya penyebaran desas-desus dan intrik dikalangan perusahaan dan dapat mempengaruhi efektivitas tanggapan/reaksi yang tidak diperlukan.
7. Bahasa Pengantar
Bahasa dapat menjadi salah satu hambatan lain berkomunikasi, terlebih dalam komunikasi bisnis internasional. Hambatan tersebut tidak terbatas pada penguasaan bahasa asing saja, melainkan seringkali terjadi karena perbedaan pengucapan (pronunciation).
Gambar oleh StartupStockPhotos dari Pixabay
Hambatan bahasa pengantar yang lain terjadi karena masing-masing pihak mempergunakan istilah teknis atau jargon yang tidak dikuasai oleh lawan berkomunikasinya, sehingga mereka tidak dapat mengerti sepenuhnya apa yang disampaikan lawan bicaranya, dan hal ini dapat menyebabkan mereka gagal dalam membangun komunikasi yang dapat berimbas pada kegagalan dalam membina hubungan bisnis.
Dalam sebuah komunikasi di perusahaan maupun organisasi, seseorang memiliki berbagai macam tujuan, diantaranya kenaikan jenjang karir. Berikut ini beberapa bahan pertimbangan dalam mempromosikan jenjang karir, agar terus meningkat sampai akhirnya berada di posisi puncak, yakni:
1. Kemampuan bekerja sama
2. Kemampuan manajemen
3. Kepercayaan diri
4. Kemampuan mengambil keputusan yang sehat
5. Latar belakang pendidikan akademis
6. Punya ambisi untuk maju
7. Kemampuan berkomunikasi secara efektif
8. Berpenampilan menarik
Berdasarkan poin diatas, seseorang menyadari bahwa keberhasilan karir tergantung pada diri sendiri. Diantara sekian banyak poin tersebut, salah satu cara terbaik, adalah dengan meningkatkan kemampuan untuk melakukan komunikasi secara efektif.
Komunikasi yang efektif akan meningkatkan produktivitas karyawan maupun produktivitas organisasi. Hanya melalui komunikasi yang efektif, kita dapat mengantisipasi masalah yang mungkin timbul, mengambil keputusan, koordinasi alur kerja, membimbing/mengarahan, mengembangkan hubungan baik, dan mempromosikan produk atau jasa.
Komunikasi yang efektif dapat membentuk kesan baik untuk diri sendiri maupun perusahaan kepada pihak lian. Sebaliknya, komunikasi yang tidak efektif dapat menghambat solusi bahkan menambah buruk. Dengan komunikasi yang tidak efektif, setiap orang akan salah paham dan salah menginterpretasikan informasi.