SOP (Standard Operating Procedure). Salah satu aspek penting dalam
rangka mewujudkan birokrasi efektif, efisien, dan ekonomis adalah dengan
menerapkan standar operasional prosedur pada seluruh proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan. Standar operasional prosedur yang selanjutnya
disingkat SOP. SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana
dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Pengertian SOP pada dasarnya
merupakan pedoman yang berisi prosedur operasional standar kegiatan yang
dijalankan dalam organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua
keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas proses yang dilakukan
pegawai Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia berjalan efektif dan efisien,
konsisten, standar, dan sistematis.
Dengan adanya SOP,
penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti, sehingga
berbagai bentuk penyimpangan dapat di hindari, atau bahkan meskipun terjadi
penyimpangan maka dapat ditemukan penyebabnya. Kondisi tersebut pada gilirannya
membuat kualitas pelayanan kepada publik akan menjadi lebih baik.
Sebagai suatu manual prosedur,
SOP harus disusun agar dapat memenuhi kebutuhan penggunanya secara spesifik
atau khas karena kebutuhan SOP tiap-tiap unit kerja tidak selalu sama. Jika
akan menggunakan SOP unit kerja lain maka yang harus dilakukan adalah mengadaptasikannya
(to adapt) bukan mengadopsi (to adopt). Oleh karena penyusunan SOP harus khas
dan spesifik sehingga diperlukan Pedoman Penyusunan SOP yang mengikat dan
menjadi acuan semua unit kerja di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia
SOP (Standard Operating Procedure)
pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar
yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua
keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang
dilakukan oleh orang-orang di dalam organisasi yang merupakan anggota
organisasi agar berjalan efektif dan efisien, konsisten, standar dan sistematis
(Tambunan, 2013: 86).
SOP juga menjadi jalan untuk
mencapai tujuan. SOP adalah jalan atau jembatan yang menghubungkan satu titik
dengan titik lainnya. Karena itu, SOP akan menentukan apakah tujuan dapat dicapai
secara efektif, efisien dan ekonomis (Tambunan, 2011: 5).
SOP atau yang diterjemahkan
menjadi PSO (Prosedur Standar Operasi) adalah sistem yang disusun untuk
memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan kita. sistem ini merupakan
suatu proses yang berurutan untuk melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir (Ekotama,
2011: 19).
Gambar oleh Yerson Retamal dari Pixabay
SOP juga lahir dari pengelolaan
usaha sehari-hari. Pengelolaan usaha sehari-hari yang belum tentu professional kemudian
distandarisasi agar professional atau mendekati professional. Oleh karena itu, SOP
disusun untuk mempersingkat proses kerja, meningkatkan kapasitas kerja, dan
menertibkan kinerja supaya tetap dalam bingkai visi serta misi perusahaan
(Ekotama, 2011: 21).
SOP dibuat untuk menyederhanakan
suatu pekerjaan supaya berfokus pada intinya, tetapi cepat dan tepat. Dengan
cara ini, keuntungan mudah diraih, pemborosan diminimalisasi dan kebocoran keuangan
dapat dicegah. Hal ini biasa diterapkan pada perusahaan yang kompetitif yakni perusahaan
yang semua pekerjaan bias diselesaikan secara tepat waktu (Ekotama, 2011: 20).
Jadi, SOP dibuat untuk menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya optimal tetapitetap efisien.